Instellen van automatische e-mail en SMS
Ga naar Beheer > Berichten > Salons om de gewenste salon te selecteren voor het instellen van verschillende automatische berichten. Hier kun je per salon de voorkeuren en instellingen aanpassen voor bijvoorbeeld bevestigingen, herinneringen en andere meldingen.
1. Bevestiging via zowel e-mail als sms
2. Wijziging via zowel e-mail als sms
3. Annulering via zowel e-mail als sms
4. 1e Herinnering per e-mail
5. 2e Herinnering per sms
(sms instelbaar 2 uur, 1,5 uur, 1 uur, 45 min, 30 min, of 15 min voor aanvang van de afspraak)
6. Uitnodiging
7. Kassabon
8. Betaalverzoeken
Een herinnering, wijziging, annulering en/of uitnodiging kan alleen verstuurd worden als ook de bevestigingsmail is verstuurd.
Configureren sms herinnering
5. 2e Herinnering alleen per sms
(sms instelbaar 2 uur, 1,5 uur, 1 uur, 45 min, 30 min, of 15 min voor aanvang van de afspraak)
E-mail teksten aanpassen
Om een eigen tekst te gebruiken in de automatische bevestigings-, herinnerings- of uitnodigingsmail volg je deze stappen:
- Ga naar Sjablonen en kies voor nieuw Sjabloon en kies voor e-mail.
- Kies welk type e-mail je wilt aanpassen: de bevestiging, herinnering of uitnodiging
- Geef het Sjabloon een naam (deze naam koppel je in een later stadium aan de bijbehorende mail)
- De naam van het Sjabloon wordt bewaard. Om deze te bewerken klik op de naam van het Sjabloon
- Een aantal onderwerpen staat vast, zoals ‘Uw afspraak is’ en ‘Annuleer uw afspraak’
- De {{onderwerp}} is een “merge tag” of in Nederlands een samenvoegveld. Dit houdt in dat deze informatie elders uit Salonhub wordt gehaald om de e-mail te kunnen personaliseren. Bij {{customer}} wordt bijvoorbeeld de voornaam, tussenvoegsel en achternaam ingevuld vanuit de klantenkaart bij het versturen van e-mail.
Per categorie kan de tekst, die wel aanpasbaar is met een eigen tekst, gewijzigd worden. Aan de linkerkant verschijnt dan een voorbeeld hoe dit er uit ziet:
- Klik rechts boven op Bewaar en het Sjabloon staat klaar.
- Ga terug naar het tabje Salons (een tab naar links)
Kies bij het dropdown menu bij bevestigingsmail niet voor Standaard tekst, maar kies het Sjabloon dat is aangemaakt:
Deze stappen kunnen voor zowel de herinnerings- als de uitnodigingsmail herhaald worden.
Als de aangepaste tekst niet is geselecteerd in het dropdown menu, wordt de tekst niet meegenomen in de automatische e-mail.
Let op! Bevestigingsmail
Online gemaakte afspraken krijgen standaard altijd een verplichte email bevestiging ter controle. Zet e-mail bevestiging altijd aan wanneer er ook herinneringen verstuurd moeten worden..
Standaard mail formeel of informeel
De geautomatiseerde e-mails, zoals bevestigingen en herinneringen, worden normaal gesproken formeel opgesteld. Het is ook mogelijk om deze e-mails een informele toon te geven. In dat geval wordt er gebruikgemaakt van je en jij, waardoor de communicatie persoonlijker aanvoelt.
Het gaat hierom de teksten die niet via overige wegen kunnen worden aangepast. Denk aan de teksten in de groene blokken.
Het veranderen van formeel naar informeel kan via beheer – berichten – salons – thema, zoals in het onderstaande voorbeeld is weergegeven. Hier kan ook de kleur van de mail worden gewijzigd (licht of donker).
Sms versturen
Het is ook mogelijk om te kiezen voor een bevestiging en herinnering per sms.
Er kan gekozen worden voor dubbel versturen, of enkel versturen. Bij dubbel wordt het standaard zowel per e-mail als per sms verstuurd. Bij enkel versturen per sms stuurt Salonhub in eerste instantie alleen een sms, maar als er geen nummer bekend is wordt alsnog een e-mail verstuurd.
De e-mail herinnering wordt een dagdeel voor aanvang van de afspraak verzonden. Bij sms herinnering wordt deze 2 uur voor aanvang van de afspraak verzonden
Afzender sms
Stel een naam in als afzender van de sms berichten (maximaal 11 letters). Klanten zien dit als afzender naam van de sms staan maar kunnen niet antwoorden.
Standaard tekst SMS of eigen aangepaste tekst
De standaard tekst voor een SMS is:
Om een eigen tekst te gebruiken in de sms functie volg de volgende stappen:
- Ga naar Sjablonen en kies voor nieuw Sjabloon en kies voor sms
- Geef het Sjabloon een naam bijvoorbeeld: Automatische bevestiging sms eigen tekst
Voer de tekst naar wens in aan de linkerkant en rechts verschijnt een voorbeeld.
Als een SMS tekst te lang is zal Salonhub een waarschuwing geven. Het gevolg van een te lange tekst is dat er 2 SMS berichten verstuurd worden wat extra kosten met zich meebrengt. Het aantal tekens is variabel, het kan bijvoorbeeld afhangen van het aantal tekens van de naam van de klant, of van de naam van de salon. Advies is om altijd goed naar de waarschuwing te blijven kijken en de tekst zo kort als mogelijk te houden