Afspraak maken | Navigeren door de agenda
Klik op de gewenste tijd bij de juiste medewerker om een afspraak in te plannen.
Klant aan afspraak koppelen
Een klant kan worden opgezocht op naam of postcode door minimaal drie tekens in te voeren. Het is ook mogelijk alleen een naam in te vullen zonder een klantenkaart te koppelen. Klik op het witte gedeelte van het afsprakenvenster (bijvoorbeeld onder “behandeling”) om het zoekvenster te sluiten. Vervolgens kan een behandeling worden geselecteerd.
Afspraaktype
Standaard is de afspraak oranje, wat betekent dat de klant geen voorkeur heeft aangegeven.DaarnaastRechtsboven zijn drie opties om het afspraaktype te kiezen:
A (blauwe kleur) staat voor alternatieve werkzaamheden.
P (groene kleur) staat voor een persoonlijke afspraak.
Z (paarse kleur) staat voor zonder afspraak ofwel een binnenloper zonder voorkeur.
Als bij een behandeling voor een afspraak een andere kleur is ingesteld in beheer, verschijnt de kleur van het gekozen type rechtsboven in het blokje als een driehoekje, zodat het herkenbaar blijft.
Salonhub houdt statistieken van bij van het soort type afspraken per medewerker.
Opmerkingen
In de afspraak kunnen opmerkingen worden toegevoegd, die direct zichtbaar zijn in de afspraak zelf. Daarnaast is er op de klantkaart een aparte opmerkingenkaart beschikbaar voor notities. Hier kunnen ook meldingen of attenties worden geplaatst, zoals “zie opmerkingen,” “VIP klant,” of “Abonnement.”
Meer info van de klant
- Achter de klantnaam staat een klein teken met twee getallen. Hier wordt weergegeven hoeveel weken en dagen geleden de klant voor het laatst is geweest.
- Achter de klantnaam staat daarnaast een klein symbool voor man of vrouw.
- Als er een geboortedatum op de klantenkaart is ingevoerd dan is ook de leeftijd van de klant te zien.
Voor filiaalbedrijven: deze salon of iedereen
Deze salon is standaard geselecteerd, en het systeem zoekt in de database van deze salon. Bij een filiaalbedrijf kan er ook gezocht worden in de databases van andere salons. Klik dan op Iedereen
Nieuwe klantenkaart aanmaken
Er kan direct een nieuwe klantenkaart aangemaakt worden door op het plus teken te klikken.
Afspraak forceren
Per blok van 5 minuten kan één onderdeel worden ingepland. Zijn er maar 3 blokken van 5 minuten beschikbaar en heeft de behandeling meer onderdelen? Dan kan de afspraak niet geforceerd worden. Het is dan aan te raden om de tijd handmatig te blokkeren door een vakje te maken zonder een behandeling te selecteren.
Afspraak verlengen/ verkorten
Op het moment dat de afspraak gepland wordt is een + en een – zichtbaar. Hiermee kan direct de afspraak verlengt of verkort worden. Als de afspraak eenmaal staat kan dit door onderin de afspraak met de linkermuisknop te klikken en de afspraak te verlengen of verkorten.
Afspraak verwijderen
Afspraken kunnen eenvoudig uit de agenda worden verwijderd. Klik met de op de betreffende afspraak en daarna links onderin op het tandwieltje en selecteer verwijder afspraak.
Het systeem vraagt om bevestiging voor het definitief verwijderen van de afspraak. Er zal een annulerings-mail verzonden worden naar de klant.
Afspraak splitsen
Om een afspraakblok in tweeën te splitsen, kies de optie “splits. (zie vorige plaatje)
Meerdere behandelonderdelen bij dezelfde klant inplannen
Op het moment dat er een klant geselecteerd is bij het inplannen, houd Salonhub deze klant nog 10 seconden vast bij het inboeken van nog een afspraak.
Stel de klant komt voor de behandeling knippen, maar wil ook graag de wenkbrauwen gedaan hebben. En deze is bij beheer niet als combinatiebehandeling ingevoerd, dan kan eerst knippen worden ingepland en hierna direct aansluitend de volgende behandeling. De klant wordt direct geselecteerd, na 10 seconden zal de klant opnieuw opgezocht moeten worden.