Automatische incasso inrichten
Met Salonhub kan een SEPA-bestand worden gegenereerd, waarmee automatisch bij klanten van de salon kan worden geïncasseerd. Deze functionaliteit is beschikbaar als extra optie en kost €15,- per maand.
Basis instellingen
Voordat automatische incasso kan worden uitgevoerd, is het nodig om een incassocontract aan te vragen bij de bank. Na het afsluiten van dit contract kunnen de benodigde gegevens worden ingevoerd onder Beheer – Salons – Adresgegevens. Onderaan dit scherm kunnen het IBAN-nummer, BIC-nummer, de tenaamstelling en het contractnummer worden ingevuld.
Aanmaken abonnement
Ga naar Beheer – Verkoop – Abonnement – Nieuw abonnement – Automatische incasso.
Een nieuw abonnement kan worden aangemaakt via de knop Nieuw abonnement linksboven in het scherm. In het tabblad Algemeen moet een naam voor het abonnement worden ingevoerd, bijvoorbeeld: Knippen en kleuren. Daarnaast kan de maandelijkse prijs, inclusief BTW, voor het abonnement worden opgegeven.
In het tabblad Behandeling kan een behandeling worden gekoppeld aan het abonnement. Dit kan een bestaande, reguliere behandeling zijn, maar het is ook mogelijk om een aparte groep aan te maken binnen de behandelingen, specifiek voor abonnement behandelingen. Deze aanpak kan het afboeken van een behandeling op een abonnement tijdens het afrekenen eenvoudiger maken.
In het tabblad Salons kan worden aangegeven welke filialen het abonnement mogen verkopen. Standaard wordt het abonnement gekoppeld aan alle salons, waardoor hier niets hoeft te worden aangepast tenzij specifieke filialen worden geselecteerd.
Verkoop van een abonnement tijdens een bezoek
Op salonniveau kan een abonnement rechtstreeks via de kassa aan een klant worden verkocht. Klik hiervoor op de knop Abonnement, selecteer het gewenste abonnement en reken het direct af.
Om dit proces mogelijk te maken, is het noodzakelijk dat de IBAN-gegevens van de klant zijn ingevuld op de klantenkaart onder het tabblad Financieel. Tijdens de verkoop van een abonnement verschijnt een verplicht venster waarin het IBAN-nummer, de tenaamstelling en een checkbox voor de toestemming van de klant moeten worden bevestigd.
De eerste betaling van het abonnement voor de huidige maand wordt direct via pin of contant afgerekend. Voor de volgende maanden wordt de betaling automatisch via incasso verwerkt. Het abonnement wordt vervolgens automatisch toegevoegd aan de klantenkaart onder het tabblad Abonnement.
Abonnement ingang volgende maand
Via de klantenkaart is het ook mogelijk om rechtstreeks een abonnement aan te maken. In tegenstelling tot het aanmaken via een kassabon, kan hier alleen worden gekozen voor de eerstvolgende maand. Dit betekent dat het abonnement van de klant ingaat op de eerste dag van de volgende maand en vanaf dat moment geldig is.
Hierdoor is het niet mogelijk om op het huidige moment een lopend abonnement te gebruiken voor het afboeken van behandelingen of producten. Dit kan pas vanaf de ingangsdatum op de eerste dag van de volgende maand.
Genereren SEPA
Exporteren van een SEPA incasso bestand is mogelijk via Rapportage-Abonnement-Automatische incasso. Onderaan de pagina, via de knop exporteer/exporteer naar SEPA bestand.
Incasso SEPA aanpassen
Als bepaalde gegevens onjuist zijn ingevoerd, kan dit leiden tot een mislukte incasso. Om dit te voorkomen, kunnen de gegevens van een abonnement of klant worden aangepast via Rapportage – Abonnement – Automatische incasso. Hierdoor kunnen eventuele fouten tijdig worden gecorrigeerd.
Klik rechtsonder op Pas correctie toe en voer de benodigde wijzigingen door in het scherm dat verschijnt, zoals weergegeven in het onderstaande voorbeeld.
Let op! Een SEPA-bestand kan alleen worden gecorrigeerd voordat het naar de bank is gestuurd. Als het bestand al door de bank is verwerkt, is aanpassing waarschijnlijk niet meer mogelijk. Na het aanbrengen van een correctie moet in dat geval een nieuw SEPA-bestand worden geëxporteerd.
Mislukte incasso
Een mislukte incasso kan worden gemarkeerd via Rapportage – Abonnement – Automatische incasso. Klik op de betreffende incassoregel om een overzicht met de details van de incasso te openen. Hier bevindt zich een rode knop Markeer als mislukt.
Wanneer deze knop wordt gebruikt, zal tijdens het afrekenen met de klant zichtbaar zijn dat het abonnement op dat moment niet geldig is, aangegeven door een oranje stip. Een groene stip tijdens het afrekenen betekent dat de incasso wél geldig is.